Já estava há tempos com vontade de divulgar este artigo do pmtips. O Brad Egeland propõe uma estrutura de relatório semanal simples e prático. Quem quiser pode ver o artigo completo aqui.
Sumário
Ele sugere começar o relatório com um sumário do projeto com informações gerais e destaques.
a summary section which outlines the project title, sponsor, delivery team leadership, and key dates.
Contatos
Daí vem uma seção com os principais contatos do projeto.
should include names, email addresses and phone numbers for all project team members for both the customer and the delivery organization. It serves as the source for contact information throughout the project
Neste caso especifico eu prefiro manter as informações de contato no wiki do projeto. Você sabe que a informação em mãos é a mais atual e abre a possibilidade das próprias pessoas manterem seus dados.
Dashboard
Um ou mais indicadores chave de interesse do cliente ou patrocinador.
I utilize the standard Green (On Target), Yellow (Concern), Red (Off Schedule or Off Budget). Other key indicators can be included such as customer satisfaction or individual schedule milestones that deserve close attention.
Duas informações que costumo praticar são Cumprimento de Prazo — (percentual realizado do cronograma *100) / percentual planejado do cronograma — e Conclusividade — percentual realizado do cronograma.
Cronograma
Uma lista com as atividades completadas no período, atividades planejadas para iniciar ou completar no período e aquelas atividades atrasadas em inicio ou conclusão no período.
A dica é usar os filtros da ferramenta de cronograma para obter rapidamente estas informações.
Problemas e Riscos
Uma lista dos problemas e riscos do projeto. Pode aparecer no corpo do documento ou ser encaminhada em uma planilha anexo.
I usually keep them as a separate spreadsheet with a tab for issues and a tab for risks and deliver them with the weekly Status Report to the team and the customer. However, I have incorporated them into the actual Status Report – it probably depends more on how lengthy they than anything else. We want to keep the Status Report as uncluttered and readable as possible.
Eu, particularmente, trato tudo que é problema do projeto, seja ocorrido ou à acontecer, como risco. O básico é mostrar um título, causas, conseqüências e ações corretivas e preventivas. Sempre falo nas conseqüências em termos de algum marco de entrega do projeto e nas ações costumo colocar data de conclusão, responsável e situação (proposta, em andamento, concluída…)
O segredo é manter o documento objetivo. Detalhes sempre vão ser esclarecidos verbalmente. Foque nas coisas mais importantes fique entre 1 e 3 páginas, no máximo.
